Rechnungen, Verträge, Formulare — automatisch verarbeitet ohne menschliches Zutun
OCR, Klassifikation und intelligente Dokumentenverarbeitung
Automatische Erkennung, Klassifikation und Extraktion von Informationen aus Dokumenten — Rechnungen, Verträgen, Formularen und mehr.
Anonymisierter ReferenzfallMittelständisches Bauunternehmen · Bad Homburg, 95 Mitarbeiter+
Ausgangslage
Buchhaltung verarbeitete 800+ Eingangsrechnungen monatlich manuell — Erfassung in DATEV, Prüfung, Freigabe, Ablage. 3 Vollzeitkräfte damit beschäftigt.
Lösung & Ergebnis
Dokumenten-KI extrahiert alle relevanten Felder (Lieferant, Betrag, Positionen, Steuern) aus eingehenden PDFs und scanned Dokumenten, prüft gegen Bestellungen, übergibt strukturiert an DATEV — bei Unsicherheit zur manuellen Prüfung.
68% der Rechnungen vollautomatisch verarbeitet, Bearbeitungszeit von 8 Minuten auf unter 30 Sekunden, 2 Stellen für strategische Aufgaben freigesetzt.
Ihr Team tippt täglich dieselben Daten ab die auf den eingehenden Dokumenten bereits stehen
- Rechnungserfassung: Lieferant, Betrag, Positionen, Steuerkennzeichen — manuell in ERP eingegeben, obwohl alle Daten im PDF sind
- Verträge und Formulare werden gescannt, abgelegt, vergessen — keine Extraktion, keine Verknüpfung mit Systemen
- Fehler bei der manuellen Erfassung führen zu Mahnungen, Doppelzahlungen und aufwändigen Korrekturbuchungen
Die KI liest Ihre Dokumente und übergibt strukturierte Daten direkt an Ihre Systeme
- Modell trainiert auf Ihren spezifischen Dokumententypen — Lieferanten, Layouts, Sonderformate — für 95%+ Genauigkeit
- Vollständige DATEV- und SAP-Integration: Daten landen direkt im richtigen Buchungskreis, kein Zwischenschritt
- Unsichere Erkennungen gehen zur manuellen Prüfung — mit Vorschlag. Ihr Team korrigiert nur Ausnahmen, nicht die Regel
Leistungsumfang
Was Dokumenten-KI für Sie leistet
OCR & Texterkennung
Hochpräzise Texterkennung aus gescannten Dokumenten, PDFs und Fotos — auch handschriftlich.
95%+ Erkennungsgenauigkeit
Dokumenten-Klassifikation
Automatische Kategorisierung eingehender Dokumente nach Typ, Absender und Inhalt.
Rechnungen, Verträge, Formulare, Ausweise
Datenextraktion
Intelligente Extraktion strukturierter Daten aus Rechnungen, Verträgen und Formularen.
Direkt in SAP, DATEV, ERP
ERP-Integration
Automatische Übergabe extrahierter Daten an SAP, DATEV, und andere Buchhaltungssysteme.
Nur Ausnahmen zur manuellen Prüfung
Validierung & Freigabe
Workflow für manuelle Prüfung bei unsicheren Erkennungen — mit klaren Freigabeprozessen.
Mit klaren Freigabe-Workflows
Verarbeitungsstatistiken
Detaillierte Reports zu Verarbeitungsmengen, Erkennungsquoten und Effizienzgewinnen.
Wöchentliche Qualitäts-Reports
Vorgehen
So gehen wir vor
Dokumentenanalyse
Erfassung der Dokumententypen, -mengen und gewünschten Extraktionsfelder.
Modell-Training
Training der KI auf Ihren spezifischen Dokumenten für optimale Erkennungsquoten.
Integration & Test
Einbindung in bestehende Workflows, ERP-Systeme und ausführliche Abnahmetests.
Betrieb & Optimierung
Laufende Qualitätsüberwachung und Verbesserung der Erkennungsgenauigkeit.
Unsere Buchhaltung verarbeitet jetzt dreimal so viele Rechnungen mit demselben Team. Die KI erkennt inzwischen jeden unserer Lieferanten — auch die mit unleserlichen Handschriften.
Häufige Fragen
Alles Wichtige zu Dokumenten-KI auf einen Blick.
Funktioniert die OCR auch mit schlechter Scan-Qualität oder Handschriften?+
Moderne KI-OCR erreicht auch bei mittelmäßiger Scanqualität (150 dpi+) sehr gute Ergebnisse. Klare Handschriften werden ebenfalls erkannt — unleserliche Ausnahmen gehen zur manuellen Prüfung. Im Proof-of-Concept testen wir konkret an Ihren Dokumenten.
Welche Dokumententypen können verarbeitet werden?+
Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Bestellbestätigungen, Verträge, Formulare, Ausweise, Zertifikate — grundsätzlich jedes strukturierte Dokument. Für jeden Typ trainieren wir ein spezialisiertes Extraktionsmodell.
Kann die Lösung mit SAP und DATEV verbunden werden?+
Ja, das sind unsere Standard-Integrationen. SAP FI/AP, DATEV Unternehmen online, DATEV Rechnungsdatenservice — alles ohne Middleware-Aufpreis. Weitere ERP-Systeme auf Anfrage.
Wie hoch ist die Erkennungsgenauigkeit?+
Nach der Trainingsphase auf Ihren spezifischen Dokumenten typisch 90–97% für strukturierte Dokumente wie Rechnungen. Wir definieren im Projekt einen Mindest-Schwellenwert für die automatische Verarbeitung — alles darunter geht zur manuellen Prüfung.
Was kostet die Dokumenten-KI?+
Einrichtung und Training für einen Dokumententyp (z.B. Eingangsrechnungen) ab 6.500 Euro. Vollständiges IDP-System mit 3–5 Dokumententypen und ERP-Integration typisch 18.000–45.000 Euro. Betrieb: ab 400 Euro/Monat inklusive Modellpflege.
Bleiben die Dokumente in Deutschland?+
Vollständig. Verarbeitung und Speicherung auf deutschen Servern. Für Branchen mit höchsten Compliance-Anforderungen (Gesundheit, Recht, Finanzen) ist vollständiges On-Premise möglich — keine Dokumente verlassen Ihr Rechenzentrum.
Verarbeitbare Dokumententypen
Verarbeitungsstatus: Manuell vs. Dokumenten-KI
| Metrik | Manuelle Verarbeitung | Mit Dokumenten-KI |
|---|---|---|
| Bearbeitungszeit pro Dokument | 5–15 Minuten | unter 30 Sekunden |
| Fehlerquote | 2–5% (menschlich) | unter 0,5% |
| Verfügbarkeit | Bürozeiten | 24/7 |
| Skalierbarkeit | begrenzt durch Headcount | unbegrenzt |
| Kosten pro Dokument | 3–8 € | 0,05–0,30 € |
| ERP-Integration | manueller Import | vollautomatisch |
Kostenloser Dokumenten-Test
Schicken Sie uns 20 Ihrer realen Dokumente — wir zeigen Ihnen die erreichbare Erkennungsgenauigkeit und den zu erwartenden ROI, bevor Sie ein Projekt beauftragen.
Kostenloser Assessment-Workshop — unverbindlich
In 60 Minuten analysieren wir Ihre aktuelle Situation und zeigen Ihnen konkret, welche Lösung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist — mit einem verbindlichen Angebot innerhalb von 5 Werktagen.